Vereinsfest planen – vom Festzelt bis zur Abrechnung
Genehmigung, Zelt, Garnituren, Toilettenwagen, Ordner- und Sanitätsdienst als Aufgaben mit Frist – dazu Anmeldung, Tickets und Einlass im Vereinskonto.
Vereinsfest kostenlos planen · Zeltfest Musikverein Harmonie ansehen
Immer kostenlos · ohne Konto starten · Stand Oktober 2026
Was braucht man für ein Vereinsfest?
Rund sechs Monate vorher den Termin festlegen und die Genehmigung bei der Gemeinde anfragen, dann Festzelt, Musik, Essen und Getränke, Garnituren, Toilettenwagen, Ordner- und Sanitätsdienst sowie die GEMA-Anmeldung. simplyEvent legt diese 16 Aufgaben mit Fristen an und verbindet sie mit passenden Anbietern. Für Vereine ist das Werkzeug kostenlos.
Was das Werkzeug kann
Vereinskonto mit Rollen
Vorstand, Kassier, Admin, Planer, Freigabe und Nur ansehen: Jede Person sieht und darf, was zu ihrer Aufgabe im Verein gehört.
Checkliste für Zelt & Behörden
Genehmigung, Festzelt, Garnituren, Toilettenwagen, Ordnerdienst, Sanitätsdienst und GEMA – mit Frist und, wo es passt, dem Weg zu passenden Anbietern.
Tickets und Einlass
Vorverkauf ohne Ticketgebühr, am Festabend Einlass per QR-Code oder Namenssuche.
Rechnungen mit vier Augen
Eine Person bestätigt sachlich, eine andere gibt frei; der Monat geht als DATEV-Export an die Buchhaltung.
Nächstes Jahr duplizieren
Das Fest im nächsten Jahr legt ihr als Kopie an: Aufgaben, Ablauf, Budget und gemerkte Dienstleister kommen mit.
So geht's in 3 Schritten
- Vereinskonto und Fest anlegen – Konto für den Verein anlegen, dann das Fest mit Termin oder Monat.
- Genehmigung, Zelt, Musik und Helfer abhaken – Anbieter anfragen oder ausschreiben, die Checkliste zeigt die Fristen.
- Einlass scannen, abrechnen, duplizieren – Nach dem Fest abrechnen und fürs nächste Jahr als Kopie anlegen.
Aus der Checkliste
- Termin festlegen und Genehmigungen bei der Gemeinde anfragen (6 Monate vorher)
- Festzelt oder Festplatz sichern (5 Monate vorher)
- Bierzeltgarnituren reservieren (3 Monate vorher)
- Toilettenwagen bestellen (3 Monate vorher)
- GEMA anmelden; in Bayern die Übernahme für gemeinnützige Vereine prüfen (2 Monate vorher)
- Kassen- und Schichtplan fertigstellen (7 Tage vorher)
Ganze Checkliste ansehen
Passende Dienstleister in Bayern
Häufige Fragen
Was kostet simplyEvent für einen Verein?
Nichts. Das Werkzeug kostet nichts, egal wie groß das Fest ist; simplyEvent nimmt auch keine Ticketgebühr.
Wie heißen die Rollen im Vereinskonto?
Die oberste Rolle heißt Vorstand, die Buchhaltung Kassier; dazu Admin, Planer, Freigabe und Nur ansehen. Planer bearbeiten ihre eigenen Events.
Muss ein Vereinsfest bei der GEMA angemeldet werden?
Die Checkliste sieht die GEMA-Anmeldung zwei Monate vorher vor und erinnert daran, in Bayern zu prüfen, ob die Übernahme für gemeinnützige Vereine greift. Ob sie greift, klärt ihr mit der GEMA bzw. eurem Verband.
Können wir Toilettenwagen, Garnituren und Zelt darüber finden?
Ja, die Aufgaben führen zu den passenden Kategorien im Marktplatz, etwa Zelte, Mobiliar und Toilettenwagen unter Technik & Verleih.
Wie läuft der Einlass am Festabend?
QR-Code scannen oder Namen suchen; der Empfang bekommt einen Einlass-Link ohne Konto, den ihr jederzeit entziehen könnt.
Kann ich Tickets ohne Vorverkauf holen, an einer Tageskasse?
Nein, Tickets gibt es nur im Vorverkauf.
Planen wir nächstes Jahr wieder von vorn?
Nein. Ihr dupliziert das Fest: Aufgaben, Ablauf, Budget, Ticketkategorien und gemerkte Dienstleister kommen mit; Teilnehmer und Bestellungen nicht.
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