Firmenfeier planen – mit Team, Budget und Freigabe
Ein Firmenkonto mit Rollen, ein Anmeldelink für die Belegschaft, Dienstleister im Vergleich und Rechnungen mit vier Augen – kostenlos.
Firmenfeier kostenlos planen · Beispiel: Sommerfest einer Firma
Immer kostenlos · ohne Konto starten · Stand Oktober 2026
Wie plant man eine Firmenfeier?
Etwa vier Monate vorher Budget und Teilnehmerzahl festlegen, dann Termin, Location, Musik und Catering. In simplyEvent legt ihr die Feier mit Kostenstelle an, lasst die Belegschaft über einen Anmeldelink zusagen und vergleicht bis zu 5 Dienstleister nebeneinander. Das Werkzeug ist kostenlos.
Was das Werkzeug kann
Firmenkonto mit Rollen und Freigabe
Wer plant, wer bestätigt, wer gibt frei: Jede Person im Firmenkonto hat die Rolle, die zu ihrer Aufgabe passt.
Anmeldelink mit eigenen Feldern und Warteliste
Die Belegschaft meldet sich über einen Link an, mit Kontingent, eigenen Feldern wie dem Essenswunsch und einer Warteliste.
Dienstleister vergleichen und mit Kostenstelle buchen
Bis zu 5 Anbieter nebeneinander legen, dann mit Kostenstelle und Bestellnummer anfragen.
Rechnungen mit vier Augen
Eine Person bestätigt sachlich, eine andere gibt frei; der Monat geht als DATEV-Buchungsstapel und Belegmappe hinaus.
Abschluss mit Kosten je Teilnehmer
Nach der Feier stehen die Kosten je Teilnehmer fest, bereit für die Auswertung im Team.
So geht's in 3 Schritten
- Firmenkonto und Event anlegen – Mit Kostenstelle und Teilnehmerzahl.
- Anmeldelink teilen, Anbieter anfragen, freigeben – Anbieter anfragen oder ausschreiben, die Freigabe läuft im Konto.
- Einlass, Rechnungen prüfen, exportieren – Rechnungen prüfen und als DATEV-Export weitergeben.
Aus der Checkliste
- Budget und Teilnehmerzahl festlegen (110-€-Freibetrag je Person beachten) (4 Monate vorher)
- Termin festlegen; Freitage im Dezember sind früh vergeben (4 Monate vorher)
- Location buchen (3 Monate vorher)
- DJ und Veranstaltungstechnik buchen (3 Monate vorher)
- Anmeldungen und Essenswünsche einsammeln (3 Wochen vorher)
- GEMA-Anmeldung klären (Firmenfeiern gelten als öffentlich) (2 Wochen vorher)
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Häufige Fragen
Was kostet simplyEvent für Firmen?
Das Werkzeug ist kostenlos. Ihr bezahlt nur die gebuchten Leistungen; Dienstleister rechnen direkt mit euch ab.
Wie melden sich die Mitarbeitenden an?
Über einen Anmeldelink per E-Mail oder im Intranet, mit Kontingent, eigenen Feldern wie Essenswunsch und Warteliste. Jede Person bekommt eine Bestätigung mit QR-Code.
Bekommen wir ordentliche Rechnungen?
Ja. Die Dienstleister rechnen mit euren Firmendaten, eurer Bestellnummer und Kostenstelle ab. Eine Person bestätigt sachlich, eine andere gibt frei; der Monat geht als DATEV-Buchungsstapel und Belegmappe hinaus.
Was ist mit dem 110-€-Freibetrag?
Die Checkliste erinnert beim Budget daran, den Freibetrag je Person zu beachten. Die steuerliche Beurteilung im Einzelfall klärt ihr mit eurer Lohnbuchhaltung.
Muss die Feier bei der GEMA angemeldet werden?
Die Checkliste sieht die Klärung zwei Wochen vorher vor, weil Firmenfeiern als öffentlich gelten.
Kann ein Dienstleister kurzfristig ausfallen?
Dann hilft euch das simplyEvent-Team persönlich bei der Suche nach Ersatz aus der Region.
Wie geht ihr mit Teilnehmerdaten um?
Nur für euer Event, kein Verkauf, keine Werbung an eure Teilnehmer. Nach der von euch festgelegten Löschfrist werden die Kontaktdaten geleert.
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